Se você atua como empresário, administrador, gestor de Recursos Humanos ou áreas correlatas, com certeza já ouviu falar no E-Social, um dos assuntos mais discutidos no âmbito empresarial dos últimos anos.

Mas, você sabe o que é E-Social, para que ele foi criado, quais suas principais finalidades e objetivos e como ele pode impactar positivamente no cotidiano do seu negócio?

A fim de responder não só a essas, mas também a muitas outras perguntas que envolvem está incrível plataforma, neste texto você aprenderá muito sobre o assunto e poderá tirar todas as suas dúvidas referentes ao uso do programa que entrará em vigor dentro de alguns meses!

Confira cada uma das informações e tome nota de datas e outros dados importantíssimos aqui citados!

O que é E-Social?

Com pouco tempo desde que foi promulgada pela Lei – Decreto Nº 8373/2014 – o E-Social é um instrumento utilizado para unificação de diversas obrigações, sejam estas previdenciárias, trabalhistas ou até mesmo fiscais.

E-Social, segundo o site do governo, significa Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Operante a partir dos meios eletrônicos, o projeto foi criado com a finalidade de acelerar a entrega de diferentes documentos relacionados ao trabalhador.

Seu principal objetivo é, portanto, o de centralizar e, sobretudo, padronizar tais documentos organizando melhor questões como a validação, transmissão, distribuição e armazenamento de tais dados em todo o território nacional.

Em resumo, o E-Social é uma ferramenta que agiliza e facilita a vida do profissional de Recursos Humanos uma vez que reúne inúmeras e diferentes obrigações em um único envio, melhorando assim a rotina responsável por todas as entregas de informações, tais como RAIS, CAGED e etc.

Vale destacar que devido ao novo instrumento, extinguem-se as obrigatoriedades referentes a entregas de outros formulários, tais como eram antigamente, passando a permanecer centralizado a partir deste novo veículo.

Outro ponto importante a se saber referente ao E-Social, é que este projeto foi criado a partir da junção de entidades governamentais sendo algumas delas a própria Secretaria da Receita Federal, o Ministério do Trabalho e o INSS.

O E-Social já está em uso?

Criado em 2014, o projeto do E-Social vem sendo implantado aos poucos, entretanto ainda não é obrigatório visto que toda lei promulgada tem seu período de “vacatio legis”, ou seja, um tempo para adaptação da população em geral a nova disposição legal.

Além deste período, o projeto ainda será norteado por duas etapas no que se refere a sua obrigatoriedade.

A partir do primeiro dia do ano de 2018 – 1º de janeiro de 2018 – o E-Social já constará como obrigatório para todas as empresas e instituições que, ainda no ano de 2016, tiveram seus faturamentos anuais fechados e faturados acima de R$ 78 milhões de reais.

O segundo, e último grupo, a aderir o projeto deve se adequar até 1º de julho de 2018, momento em que o instrumento passará a ser obrigatório para todos os contribuintes e empregadores. Para este segundo grupo, portanto, não existem limites pré-determinados de faturamento anual. A obrigatoriedade será geral, por isso as empresas devem estar devidamente preparadas.

15 Obrigatoriedades em um só lugar: E-Social!

e-social_00003-300x200Curioso para saber quais serão as informações a serem alimentadas a partir do E-Social? Quer entender melhor como a ferramenta vai auxiliar no seu dia a dia e em quais tarefas? Confira nesta listagem a seguir:

  1. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar admissões e demissões de empregados sob o regime CLT:

Serve como registro para controle do Ministério do Trabalho que administra o número total de pessoas empregadas e desempregadas no país inteiro. O aviso deve ser feito mensalmente para as Delegacias Regionais de Trabalho e devem constar de todas as informações pessoais do empregado que está sendo admitido ou mandado embora;

  1. CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho:

Qualquer tipo de acidente pelo qual um funcionário passa dentro do ambiente de trabalho deve ser informado através da CAT, principalmente para os casos em que é necessário afastamento remunerado – acima de 15 dias de atestado médico. Vale destacar que se entende por Acidente de Trabalho aquele que ocorre dentro do ambiente físico empresarial ou em sua decorrência;

  1. CD – Comunicação de Dispensa:

Documento importantíssimo para o funcionário que está sendo mandado embora, assegura que este tenha o direito de dar entrada ao seu seguro desemprego desde que dentro das regras recém-alteradas. Vale destacar que segunda a legislação vigente, para dar entrada no primeiro pedido de seguro é necessário ter trabalhado por pelo menos 18 meses;

  1. CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social:

O documento mais importante da vida do trabalhador, é na Carteira de Trabalho e Previdência Social que são feitos todos os devidos registros de entradas e saídas de empresas, contratos de experiência e aumentos de salários bem como promoções e trocas de função;

  1. DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais:

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais deverá apresentar mensalmente todas as contribuições e tributos devidos pela pessoa jurídica bem como as compensações e eventuais parcelamentos que possam existir, a fim da suspensão da exigibilidade tributária. O prazo da apresentação do documento ocorre desde o 15º dia do mês até o 2º dia do mês subsequente.

  1. DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte:

A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte nada mais é do que uma obrigatoriedade anual de apresentação para a Secretaria da Receita Federal do Brasil. Tal documentação tem como principal objetivo informar os recebimentos das pessoas físicas a partir do valor retido. Anualmente a Receita averigua cada um desses dados e restitui baseado em inúmeras informações pessoais apresentadas por cada um dos trabalhadores;

  1. Folha de pagamento:

Chamada também de holerite, é o documento mensalmente entregue ao empregado e em que constam todos os pagamentos referentes ao mês anterior. Na folha de pagamento há duas colunas destacadas para os recebimentos – salário, bônus, benefícios financeiros e ajudas de custo – e deduções – desconto de vale transporte, do FGTS e abatimentos diversos e acertados entre as partes – com o valor total a ser recebido também;

  1. GFIP – Guia do Recolhimento do FGTS e de Informações Sociais:

O Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações Sociais é um documento que apresenta todas as informações relacionadas às remunerações, informações de vínculos empregatícios entre outras mais associadas junto ao SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social). Vale ressaltar que existe obrigatoriedade na confecção e entrega deste documento mesmo pelas instituições que não recolhem o FGTS;

  1. GPS – Guia da Previdência Social:

Documento que é utilizado como guia de pagamento e recolhimento para o INSS – Instituto Nacional do Seguro Social – podendo ser tal dedução feita diretamente da folha de pagamento do funcionário com porcentagens que variam de 8 a 11% conforme o valor do salário que é mensalmente pago pela empresa. Pessoas que não estão trabalhando registradas também podem procurar por opções para pagar esta guia que garante estabilidade em situações como doenças e acidentes;

  1. GRF – Guia de Recolhimento do FGTS:

Também conectado ao SEFIP – Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – o GRF nada mais é do que um guia com código de barras para pagamento regular do que foi gerado pelo SEFIP. O GRF ainda tem ligação com o GFIP – Guia do Recolhimento do FGTS e de Informações Sociais;

  1. LRE – Livro de Registro de Empregados:

Obrigatoriedade prevista pela CLT, o livro ou as fichas individuais de trabalhadores é um documento muito importante e de que a empresa não pode abrir mão a fim de manter-se sempre em dia e transparente perante as fiscalizações diversas;

  1. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais:

Manual em que constam todas as regras e normas que são indispensáveis para a geração de arquivos digitais e que posteriormente são apresentados a Secretaria da Receita Previdenciária – SRP – e que depois devem ser entregues ao Auditor Fiscal da Previdência Social – AFPS;

  1. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário:

Registro que considera todo o período de tempo em que o empregado esteve a serviço da empresa, com atenção a detalhes do comportamento, capacidades físicas e todos os demais pormenores que possam ser interessantes de se registrar;

  1. QHT – Quadro de Horário de Trabalho:

Afixado em local de fácil visualização dentro do ambiente corporativo e destacando os horários de trabalho, o Quadro de Horário de Trabalho é uma obrigatoriedade prevista pelo artigo 74 da Constituição das Leis Trabalhistas; e

  1. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais:

e-social_00001-300x200Anualmente, o Ministério do Trabalho e Emprego utiliza-se da RAIS como base que norteia a maior parte de suas estatísticas e estudos sobre pessoas físicas e jurídicas em plena atividade empresarial.

Vantagens do E-Social para empregadores e empregados

Automatizar, ou seja, tornar eletrônico parte dos processos diários e comuns as empresas, possibilita um maior ganho na produtividade, visto que se economiza o tempo que antes era destinado a elaboração de cada um dos 15 documentos anteriormente citados.

Outro ponto é que se extinguem também os erros a partir dessa centralização. Se antes era muito mais suscetível dos cálculos sofrerem uma ou outra diferenciação devido à falta de atenção ou outros problemas menores, a partir do E-Social tais equívocos também passam a ser minimizados.

Para as empresas que atuam tal como a justiça determina, dentro da lei, portanto, o E-Social trás gigantescos benefícios que podem ser sentidos no cotidiano. A diminuição no tempo que é gasto com o preenchimento de inúmeros formulários é apenas um dos exemplos benefícios do programa.

Outros pontos internamente muito importantes para a empresa: É possível registrar novas informações, e até mesmo funcionários, a partir do programa de maneira rápida e bastante eficiente; garante a imediata transmissão de todos os dados diretamente para os órgãos competentes; e integra tudo em um lugar.

Vale ressaltar mais uma vez que o E-Social é uma iniciativa que reúne diferentes órgãos governamentais e agências da economia brasileira e que seus objetivos relacionam-se a desburocratização de cada um dos processos aqui elencados a partir da simplificação proposta pela ferramenta.

Do outro lado, para os empregados, o programa também trás segurança e maior estabilidade profissional visto que um dos pontos mais destacáveis do E-Social é que ele garante que os direitos trabalhistas fiquem devidamente efetivados a partir do uso da plataforma.

Toda a transparência do sistema também é importante e ajuda que menos pessoas sofram danos e golpes em seus contratos de trabalho, algo que infelizmente, em pleno século XXI ainda é bastante comum.

Espera-se ainda que a partir do uso desta nova ferramenta os trabalhadores passem a ter condições menos precárias de trabalho, uma vez que as características do local e das funções desenvolvidas também deverão ser devidamente registradas com a possibilidade de vistoria a todo tempo.

Os tipos de riscos a que o colaborador se encontra exposto devem ser registrados e os erros na folha de pagamento e guias de recolhimento fortemente diminuídos, concluindo assim a importância deste projeto para ambos os lados da relação trabalhista.

E-Social: Inovador e sofisticado?

O E-Social faz parte do SPED – o Sistema Público de Escrituração Digital – que armazena de modo seguro e gratuito para as empresas todos os registros, informações e dados.

Como se sabe, é de impreterível importância que cada empresa mantenha por até 30 anos os registros de seus funcionários a fim de evitar quaisquer problemas no futuro.

O que muita gente não sabe, é que ainda existem empresas mantendo tais documentos em livros e papéis, suscetíveis a inúmeras ocorrências como corrosão dos arquivos por tempo, bichos de papel ou armazenamento em local impróprio.

Neste contexto, a seguridade eletrônica é o que de melhor poderia acontecer para a empresa que mantêm todos esses dados em um único ambiente público, que é disponibilizado pelo governo sem que seja necessário qualquer tipo de pagamento.

Há ainda que se destacar que este é um projeto grandioso, considerado por muitos, na esfera global, como um grande passo dentro da tecnologia brasileira.

Norteando-se por programas que já deram certo, como a Contabilidade Digital – ECD – e a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e – agora é a vez do E-Social trazer a diferença e a evolução para dentro das empresas e para dentro das casas.

As vésperas de tais alterações entrarem, de fato, em funcionamento, o que resta por agora é uma gigantesca expectativa de que o programa dê realmente certo, tal como seu escopo e desenho, e que realmente possibilite as vantagens já destacadas anteriormente para todos os envolvidos.

Uma coisa é certa: A ferramenta trabalha com alta tecnologia e eficiência e é uma ótima oportunidade de crescimento e aprimoramento para todas as empresas.

Por ser uma medida que visa de modo especial à desburocratização dos processos formais e acessórios dentro de um empreendimento, o E-Social tem por principal finalidade simplificar e ainda assim acompanhar de perto a inserção dos dados que estão sendo inseridos como parte do negócio.

A transparência como os dados serão efetivados pela empresa também ajudará a combater crimes como a sonegação, é claro. Mesmo não sendo uma das bases mais elementares do projeto, combater a sonegação estimula a economia e possibilita o crescimento nacional de que tanto o Brasil precisa!

e-social_00000-300x200O E-Social será base para o aumento da arrecadação da receita?

O principal objetivo é desburocratizar e aumentar a transparência. Atualmente, a Receita Federal entende, sim, que possa existir certas discrepâncias no que se refere ao valor arrecadado e o de fato devido.

No ano de 2012, por exemplo, uma sondagem realizada com apenas 4% das empresas nacionais demonstrou de modo bastante convincente, o quanto de equívocos nos preenchimentos dos formulários levaram inúmeras empresas a repassarem valores menores do que os devidos principalmente a previdência.

Foram cerca de R$ 4 bilhões de reais apenas neste pequeníssimo universo de 4% de grupos empresariais e empresas! Imaginar a totalidade deste rombo com certeza foi um dos pontapés iniciais por sistemas mais seguros e transparentes.

Desta forma, implantar o E-Social não será, portanto, uma forma de aumentar as arrecadações para a Receita Federal, mas sim de recolher aquilo que já é justo e devido, nenhum centavo a mais ou a menos.

Vale ressaltar que quando a empresa não quita corretamente suas obrigações, seja por vontade ou erro, os trabalhadores acabam sendo muito prejudicados também, principalmente no futuro, com aposentadorias minúsculas e até mesmo problemas para conseguir recebê-la devidamente.

Além disso, toda a população brasileira, é claro, acaba por pagar por esses grandes magnatas que lucram excessivamente sobre os ombros de outrem, o que é sabido que não se pode mais admitir.

Penalidades: O que acontecerá com as empresas que não se adequarem ao E-Social?

Todas as empresas que não se adequam as leis vigentes estão completamente passíveis de arcar com inúmeras penalidades tais como as aplicadas hoje em dia, é claro.

Na existem previsões para multas, como muitos acreditam ser, entretanto, a partir da completa implantação do E-Social pelo governo, tais empresas que não se adequarem começarão a ter verdadeiros problemas na forma como os documentos, formulários e fichas devem ser encaminhados.

A inviabilidade do processamento das obrigações trabalhistas tornará inviável que qualquer organização mantenha-se em plena atividade sem que antes tenha aderido corretamente ao modelo já explicado neste artigo.

Uma ferramenta em que o governo investiu mais de R$ 100 milhões de reais a fim de torná-la tão eficiente e prática, não pode simplesmente não ser utilizada, não é mesmo? Por isso, o período para a adaptação já foi dado. Assim, as empresas não têm do que reclamar. Apenas devem se adaptar!

O MEI também deverá implantar o E-Social?

Muito tem se falado sobre a obrigatoriedade das micros e pequenas empresas quanto a adesão do E-Social, entretanto pouco se vê a respeito dos Microempreendedores Individuais – o MEI – modalidade recentemente inserida pelo governo a fim de legalizar os micros empreendimento.

O MEI não será obrigado a utilizar a plataforma devido a sua alta complexidade, visto que o microempreendedor não arca com tantas documentações e papéis e também porque este pode possuir no máximo um funcionário devidamente registrado.

Para o MEI, posteriormente o governo garante lançar um módulo bastante específico e ainda mais simples para facilitar e não complicar a rotina desses pequenos administradores com faturamento anual de no máximo R$ 81 mil.

Resumo E-Social: Para que serve e por que foi criado?

Reunindo 15 obrigações trabalhistas em um só lugar, o E-Social foi criado para melhorar e padronizar a antiga entrega de formulários e documentos referentes a vida do trabalhador dentro da empresa.

Cada informação inserida a partir desta ferramenta, será responsável por compor um imponente banco de dados que, estima-se registrar mais de 40 milhões de empregados em todo o território nacional, bem como alguns milhões de empregadores e inúmeras empresas e escritórios contábeis.

Um passo importante para melhorar as rotinas internas e diárias do setor de RH das empresas, permitindo que o tempo aqui economizado seja utilizado em outras atividades que colaborem com o aperfeiçoamento dos serviços, por exemplo.

Todos os documentos, dados e informações que antes eram entregues em vias e formulários passarão a ser feitos apenas pelo meio digital, economizando tempo e ainda possibilitando uma porcentagem mais assertiva no que diz respeito à qualidade do que está sendo preenchido.

A obrigatoriedade continua sendo periódica para tal entrega, entretanto, por ser eletrônico, o processo é muito mais simples, rápido e seguro do que antes.

Por que a contabilidade é tão importante até aqui no E-Social?

e-social_00002-300x200Por fim, vale destacar ainda que mesmo perante a tais progressos eletrônicos é de indispensável importância continuar contando com um serviço de contabilidade de alta eficiência e preparo, visto que o acompanhamento por parte de tal área continua sendo determinante para o fechamento dos números.

Como já foi citado, existem muitas contabilidades por trás do E-Social, afinal elas foram determinantes para auxiliar na criação da plataforma de modo que esta ficasse bem estruturada e realmente apta a fomentar as ações para qual foi criada.

Por isso, apesar da maior praticidade geral envolvendo o sistema, não deixe de ter sua contabilidade sempre em dia. Aproveite também e tire dúvidas com os profissionais contábeis referentes ao E-Social! Entre em contato, agende uma visita e modernize já. Não deixe para a última hora!